专业档案整理服务

山西悦博信息技术有限公司拥有各行业（政府机关、金融机构、能源、地产、新能源等多个行业）的专业档案整理专家、老师，自成立以来，为山西省内众多政府机关、企事业单位进行了档案的整理服务，客户均100%通过验收，并通过山西省档案馆及各类机构的验收。

档案整理是指将处于零乱的和需要进一步条理化的档案，进行基本的分类、组合、排列、编号、编制目录、建立全宗等，组成有序体系的过程;

档案整理的基本要求：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系；区分文件材料的价值，确定档案的保管期限；便于保管和利用。

档案整理的文件范围：凡是本机关工作活动中形成的，具有查考保存价值的文件材料，包括收发文件、内部文件、会议文件、电话记录、图表、簿册、照片、录音、录像、计算机盘片、实物以及机关编印的出版物等，在办理完毕后均须整理保存。

1.管理性标准规范
以《中华人民共和国档案法》、《档案馆工作通则》、《计算机信息系统安全保护条例》、《计算机信息网络国际联网安全保护管理办法》、《计算机信息系统国际联网保密管理规定》、《计算机病毒防治管理办法》、《中华人民共和国保密法》等规章制度，做为管理性标准规范依据。
2.业务性标准规范
以山西省《归档文件整理规则》实施细则（2002年3月18日）、中华人民共和国档案行业标准  DA/T 22—2015、《电子文件归档与管理规范》、《磁性载体档案管理与保护规范》、《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》等规章制度，做为业务性标准规范依据。
3.技术性标准规范
以《信息交换用七位编码字符集》、《信息交换用汉字编码字符集》、《联合图像专家组规范》（JPEG）、《动态图像专家组规范》（MPEG）等规章制度，做为技术性标准规范依据。
4.1、文书档案的整理
1、档案基本单位的划分。
根据《中华人民共和国档案行业标准  DA/T 22-2015》的规定归档文件一般以每份文件为一件，不只是单份文件可作为一件。正文、附件为一件；文件正本与定稿（包括法律法规等重要文件的历次修改稿）为一件；转发文与被转发文为一件；原件与复制件为一件；正本与翻译本为一件；中文本与外文本为一件；报表、名册、图册等一册（本）为一件（作为文件附件时除外）；简报、周报等材料一期为一件；会议纪要、会议记录一般一次会议为一件，会议记录一年一本的，一本为一件；来文与复文（请示与批复、报告与批示、函与复函等）一般独立成件，也可为一件。有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单或发文稿纸与相关文件为一件。
归档文件排序时，正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；转发文在前，被转发文在后；原件在前，复制件在后；不同文字的文本，无特殊规定的，汉文文本在前，少数民族文字文本在后；中文本在前，外文本在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单在前，收文在后；正本在前，发文稿纸和定稿在后。
2、装订。
（1）拆除文件上的金属物。对于需要永久、30年保存的归档文件，必须去除易锈蚀的金属物，如订书钉、曲别针、大头针等，以免对档案潜在的危害。因为这些金属物其材质以铁、铝等化学性质活泼的金属为主，容易被空气中的二氧化碳、二氧化硫等物质氧化和腐蚀，使文件纸张受到损害。
（2）确定装订线。横写、横排的文件，装订线一般在左边；左边和右边都不好装订的文件，装订线可以在上边。
（3）加边和裱糊。如果文件中的文字在装钉线内，在装订前，应加贴一个边。有些受损的文件，则需要裱糊后再进行装订。
（4）取齐。为了把文件装订得整齐、美观、实用，要把文件取齐才能装订。一般应做到两边齐，从左边装订时，右边、下边要取齐；从上边装订时，上边、下边要取齐。大于A4尺寸的纸张要折叠对齐。装订时应以下齐、右齐为准。
（5）装订。一般采用不锈钢钉进行装订，文件过厚时也可采用棉线三孔一装订法装订。如下图所示：

3、分保管期限。
依据文件材料的保存价值和重要程度将文件材料按永久、30年、10年三种期限分开。
4、文件排列。
对每类保管期限下的文件材料按照形成文件材料的工作流程进行排列。归档文件应在分类方案的最低一级类目内按事由结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。本级文件集中排列在上级来文之前，下级来文集中排在上级文件之后。同一事由的归档文件排列，可按文件形成时间的先后顺序排列或者按文件的重要程度排列。不同事由的归档文件排列，可按不同事由形成时间的先后顺序排列，也可按事由的重要程度排列，还可按事由具有的共同属性排列。
 
5、文件编号。
归档文件应依分类方案和排列顺序编写档号。档号编制应遵循唯一性、合理性、稳定性、扩充性、简单性原则。每份文件应加装归档文件封皮，档号章一般应盖在文件封皮上。档号由全宗号、类目号、馆编件号、室编件号、页数、保管期限等项目组成。
全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。
类目号：分类方案中类目的标识符号。如：煤炭工业厅档案分类方案中文书档案为第一个一级类目，标识为1；年度为二级类目，标识为公元纪年；组织机构代号为三级类目，如综合办标识为1；保管期限为四级类目，永久标识为“1”，30年标识为“2”， 10年标识为 “3”，上、下位类目之间用“·或者－”隔开。如煤炭工业厅煤炭工业厅2013年综合办永久保管的文书档案标识符号为：1·2013·1·1（注：“·”必须在中间）
件号：填写室编件号，馆编件号不填。
页数：指每一件归档文件的总页数。
保管期限：根据本单位下发文件相关规范文件划定保管期限。
6、编制归档文件目录。
归档文件目录设序号、档号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。具体填写要求如下：
序号，是指室编件号。
档号，是指由全宗号、类目号、室编件号组成。
文号，是指文件制发机关的发文字号。文号一般由机关代字、年度、顺序号三部分组成。填写文号要照实抄录，不能省略。
责任者，是指制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。责任者一般应按文件照录，可写通用的简称，不能使用“本部”、“本区”、“本单位”等含义不明，难于判断的简称；联合发文责任者应填写标注发文字号的机关。对于领导人讲话或以领导人名义发布的文件，责任者可填写领导人姓名。
题名，即文件标题，填写目录中的题名应将责任者、问题、文种三个部分照实抄录。文件没有题名或题名含义不清，不能全面提示文件内容的，应根据文件内容重新拟写或补充题名，并在新拟或补充题名之外加“[]”号，重要的会议记录重拟题名时，应写明会议的时间和主要内容。
日期，是指文件的成文日期。具体填写日期项应用4位阿拉伯数字写明年度，用2位数分别填写月、日；对没有落款日期的文件材料，应根据文件内容加以考证并填写。
页数，是指每一件归档文件的页数。空白页不计数；收文的来文阅办卡与正文，正本与领导签发、定稿（法律法规文件须保留历次修改稿，其正本与历次修改稿和定稿各为一件，编目时应注明第一稿、第二稿……定稿等）作为一件时，应将构成该件的各文件页数相加作为该件的页数。
备注，用于填写归档文件需要补充和说明的情况，如缺损、修改、移出、销毁、插入文件等。
填写归档文件目录项目时，可使用档案管理软件生成并打印出目录。
归档文件目录件号的编制。一是归档文件目录采用年度—组织机构—保管期限分类的，分不同保管期限编制。即永久、30年、10年三种归档文件目录每年都从“1”开始编制，并分别装订成册。
7、目录著录
采用档案整理软件录入目录，内容包括序号、档号、文号、责任者、题名、成文日期、页数、备注。
我公司在本项目中实施的过程中，对电子目录数据成果的迁移及备份一律采用档案级光盘，所使用的档案级光盘均具有由国家档案局档案科学技术研究所参与出具的针对档案级光盘批次检测报告及光盘制造商的原厂授权及检测报告的扫描件加盖公章。
光盘质量标准如下：
光盘片制作两份，
（2）同一类目下的电子目录，不跨越二片DVD片号。
（3）文件目录存于符合标准的光盘片。
（4）光盘表面标示光盘片编号并注明光盘内目录索引信息。
（5）在光盘片刻录完成后，与录入的电子目录进行比对一次，以
确保档案资料无遗漏及正确性。
（6）光盘刻录人员对于所有光盘片序号进行管理与记录。
8、编制盒内文件目录。
9、装盒并填制盒脊、盒内备考表。
分类好的文件按照同一年度、同一类别、同一期限的永久、长期分别装入盒中，同一年度、同一类别、同一期限一个流水号排列。同一年度、同一类别、同一期限的文件件号是连续不间断的。根据每件文件的厚薄情况来定每盒装多少件。不能过于太厚，不便于查找。档案盒结合实际情况用（一般用5公分）。需要注意的几个问题：
（1）归档文件要按件号的先后顺序装入档案盒；
（2）归档文件目录、备考表、档案盒封面及盒脊项目要填写清楚、规范，字迹材料要符合要求；
（3）同一事由的归档文件尽量在同一盒内；
（4）不同年度、不同保管期限的归档文件不能放入同一档案盒；
将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒脊背，每一个档案盒内底部放入备考表，备考表项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期，每个项目都应填写完整。
10、上架
归档文件整理完毕装盒后，上架排列方法应与本单位归档文件分类方案一致，排架方法应避免频繁倒架。整体排架按照从上到下从左到右的宗旨，不同地方同一类别的档案放于同一架子或柜子，并且按照永久、长期的顺序摆放，最后按照同一类别的盒号的大小顺序依次排列整齐。
4.3、业务档案的整理
业务档案以“案卷”为单位整理就是立卷。是本公司工作活动中形成的，具有查考保存价值的文件材料按照文件材料在形成和处理过程中的联系将其组合为案卷。
整理的原则及分类要求：
1、业务档案整理的基本原则：遵循项目文件的自然形成规律和成套性特点，保持卷内文件之间的有机联系，分类科学、组卷合理；法律性文件手续齐备，符合档案管理要求。
2、业务档案材料的分类要求：
⑴类目明确、层次清楚、简明：
类目明确、层次清楚、简明即划分的类和属类有二至三个层次，达到眉目清楚，条理清晰就可以。类和属类一般不益划得过多。类和属类的层次划得过多、过繁主要是容易破坏归档文件材料的自然形成规律，割裂文件材料固有的内在联系，不便于保管和利用。
⑵分类标准一致
分类标准一致就是在对一种业务档案划分类或属类时，划分的依据是相同的。只有分类标准一致，业务档案划分的类或属类才会层次清楚，条理明晰，有利于编目工作的进行，也方便保管和利用。
⑶类与类之间不交叉、不重叠。
类与类之间的归档材料，不能互相交叉。
3、制定分类方案或分类大纲
投标方需要在项目开工前按照甲方的工作性质及工作职能，提供档案分类大纲初稿，经甲方审核通过后方可开始正常工作。
4、组卷的方法
（1）按项目组合专业性质组成案卷，将直接针对具体项目的管理性文件材料放入所针对的项目里组卷。
（2）卷内文件材料的编写
①案卷内文件材料均以有书写内容的页面编写页号。
②单面书写的文件材料在其右下角编写页号；双面书写的文件材料，正面在其右下角，背面在其左下角编写页号。
③成套图样或印刷成册的文件材料，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页号；与其它文件材料组成一卷的，应排在卷内文件材料最后，将作为一份文件填写卷内目录，不必重新编写页号，可在备注中注明总页数。卷内目录、卷内备考表不编写页号。
④卷内目录的填写
序号：序号应用阿拉伯数字从1起依次标注卷内文件材料件数的顺序。卷与卷之间不连续编。
文件编号：文件编号应填写文件材料的文号等。
责任者：责任者应填写文件材料的形成部门或主要责任者。
文件材料题名：文件材料题名应填写业务文件材料的名称。
日期：日期应填写业务文件材料的形成日期。
页号：页号应填写每件文件材料首尾页上标注的页号。
备注：有需要注明的事项填入此栏。
卷内目录排列在卷内文件材料首页之前。
⑤卷内备考表的编写
说明：说明包括案卷内文件材料的件数、页数以及在组卷和案卷提供使用过程中需要说明的问题。
立卷人：应由负责立卷人签名。
立卷日期：立卷日期应填写完成立卷的日期。
检查人：检查人应由案卷质量审核者签名。
检查目期：检查日期应填写审核的日期。
卷内备考表排列在卷内文件材料之后。
5、案卷的装订
案卷内不同幅面的文件材料，破损的要先修复。
案卷内的金属物装订前要拆除。
（1）三孔一线装订。装订的案卷要结实、整齐，不要压住字迹、不掉页、不倒页、无损坏文件、不妨碍阅读。
（2）不装订的案卷，应在每份文件材料的左上角加盖档号章。

（3）序号填写应用阿拉伯数字从1起依次标注卷内文件材料件数的顺序。

6、案卷封面的编写

案卷封面印制在卷盒的正表面，案卷封面空白栏就是案卷题名栏，拟写案卷题名一般由立卷人拟写。案卷题名要求应简明、准确地揭示卷内文件材料的内容，主要包括项目名称或代字、代号及其结构、阶段的名称等。
立卷单位应填写负责文件材料组卷的部门或项目负责部门。
起止日期应填写案卷内文件材料形成的起止日期。
保管期限应根据有关规定填写组卷时划定的保管期限。
密级应依据保密规定填写卷内文件材料的最高密级。
档号应填写全宗号、目录号、分类号(项目代号)和案卷号（档号的编制见后）。
7、案卷背脊的编写
案卷背脊上的保管期限应根据有关规定填写组卷时划定的保管期限。
档号填写同“案卷封面的编写”。
案卷题名填写同“案卷封面的编写”，应从右到左竖写。
 

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